Sejam Bem Vindos ao Tutorial de Controle de Lotes e Validade no Gestão Fácil.
Sabemos que controlar lotes e validade não é uma tarefa fácil, porém é de extrema importancia para prevenir perdas, evitar desperdícios e aumentar a margem de lucro.
O controle de Lotes e Validade do Gestão Fácil possibilita uma gestão simples e que não compromete o desempenho do atendimento na hora da venda, tornando desnecessário informar o lote do produto que está sendo vendido. Porém nesse formato é necessário fazer revisões periódicas dos lotes com status Em Alerta e atualizar a sua condição junto ao sistema.
1 - Para que possamos controlar os Lotes devemos cadastra-los em um produto.
Existem duas maneiras de fazermos esta operação.
A primeira é informando os dados direto no Cadastro de Produtos, clicando em Outras Informações(1), na aba Lotes e Validade(2) e em seguida em Adicionar Lote e Validade(3).
(Imagem abaixo)
Em seguida será exibida a tela de cadastro de Lote e Validade, logo abaixo iremos descrever cada campo para um melhor entendimento.
1 - Número Lote: Neste campo devemos informar o número do lote contido na embalagem ou fixado no produto, esta informação é de extrema importancia na identificação do lote para conferência.
2 - Data Validade: Neste campo iremos informar a data de validade contida na embalagem ou fixada no produto, caso não tenha o dia na validade ex: 08/2022, devemos informar o último dia do mês ex: 31/08/2022.
3 - Data Fabricação: Neste campo iremos informar a data de fabricação contida na embalagem ou fixada no produto, este campo não é obrigatório.
4 - Quantidade Compra: Este campo é para fins de controle da própria loja, assim podemos saber a quantidade de itens que foram comprados de um mesmo lote, esta informação também não é obrigatória.
5 - Dias Restantes: Esta informação é preenchida automaticamente após informar a Data Validade, este campo mostra a quantidade de dias válidos deste lote.
6 - Dias Alerta: Neste campo iremos informar com quantos dias restantes para o vencimento do lote queremos ser alertados, assim quando os dias restantes for menor ou igual ao Dias Alerta, o sistema irá destacar esse lote na tela inicial do sistema.
7 - Quantidade Restante: Este campo deve ser atualizado a cada verificação de lotes feita por um responsável, assim mantemos o sistema sempre atualizado sobre a situação do lote em estoque.
8 - Data Verificação: Neste campo devemos informar quando foi feita a última verificação desse lote, para sabermos se o mesmo foi revisado no prazo desejado.
9 - Definir Lote como Concluído: Este campo deve ser marcado quando após uma verificação, identificarmos que não há mais produtos desse lote na loja.
(Imagem abaixo)
A outra forma de cadastrarmos os Lotes é pela Entrada de Notas por XML, caso o fornecedor informe o Lote e Validade no campo <Rastro> o cadastro ocorre de maneira automática.
(Imagem abaixo)
2 - Para acompanharmos os Lotes e seus status foi adicionado um novo Card(1) na DashBoard do Gestão Fácil onde é exibido as quantidades de Lotes cadastrados e suas quantidades divididas por status.
Assim o usuário poderá se atentar as quantidades abaixo de cada status e tomas as devidas medidas se assim for necessáro.
Os status são:
Em Alerta - Lotes que o seu dia de validade é menor ou igual ao campo Dias Alerta definido na criação do lote, resumidamente são lotes que estão com a sua data de validade próximos.
Válidos - São lotes que estão com o seu dia de validade fora dos Dias de Alerta.
Vencidos - São lotes onde o seu dia de validade é menor que a data atual.
Clicando na quantidade do status o sistema levará para o Relatório de Lotes e Validade, listando os itens do status selecionado.
(Imagem abaixo).
3 - Para acompanhamento dos Lotes e Validades for criado um novo relatório chamado Relatório de Lotes e Validade (Relatórios->Produtos->Lotes e Validade), neste relatório podemos filtrar Lotes pelo campo Listar Lotes(1) com base em seu status.
Com status Vencendo em(3) em conjunto como campo Dias Análise(2), podemos listar os lotes vencendo no período especificado.
Já com o status Em Alerta(4) o sistema exibirá os lotes em que seus dias de validade restantes são menores ou igual ao definido em Dias Alerta.
No status Vencidos(5) o sistema irá listar os lotes vencidos, lotes onde o seu dia de validade são menores que a data atual.
Este relatório poderá ser exportado em Excel e PDF para ser utilizado nas verificações periódicas. Após as verificações os dados do lote podem ser atualizados clicando em Alterar(7), fazendo com que os dados se mantenham atualizados.
(Imagem abaixo)
4 - Durante a Entrada de Notas por XML os lotes serão gravados automaticamente, é de extrema importancia definir o Dias Alerta padrão no sistema, essa informação poderá ser alterada durante a entrada de notas.
Esta informação fica em Configuração - Ajustes do Sistema - Aba Configurações, campo Dias Alerta Validade Padrão(1).
(Imagem abaixo)
Com preenchimento dessas informações e apoio dos relatórios será possível fazer as verificações periódicas, possibilitando a identificação de itens com os vencimento próximo, fazendo com que seja tomada algumas medidas, como promoções, reposicionamento do produto na loja, entre outros, assim podendo dar saída para esses produtos evitando perdas e aumentando a sua margem de lucro.
Parabéns por Utilizar o Gestão Fácil!