Como detectar que a sua empresa está bagunçada
Existem alguns indicativos que apontam para o fato de que uma empresa não está muito bem e precisa, com urgência, da implementação de processos que sejam verdadeiramente efetivos e contribuam para que esta consiga se reorganizar. Entre eles estão:
Não atender aos prazos que são estabelecidos para a entrega de produtos/serviços para seus clientes ou fornecedores;
Realizar reuniões, com o objetivo de organizar ou de elaborar novas estratégias de crescimento, porém nenhuma atitude é tomada;
Conflitos entre as equipes de trabalho;
Falta de planejamento das atividades que pretende-se aplicar;
Contatos frequentes de clientes para registrar reclamações e insatisfações;
Aumento do turnover dos colaboradores;
Desentendimentos entre gestores, empresários ou empreendedores
Despesas maiores do que receitas;
Atrasos nos pagamentos dos colaboradores e dos fornecedores.
Além destes, existem diversos outros indicadores que ajudam a medir o quanto a sua empresa está precisando de ações imediatas para melhorar o seu cenário.
A boa notícia é que tudo isso pode ser resolvido com simples atitudes, que são as que vou compartilhar com você a seguir.
8 dicas para organizar a sua empresa
Após a compreensão dos principais pontos que levam empresários, empreendedores e gestores a enxergar o que está prejudicando a empresa e precisa ser melhorado, aqui vão três dicas que vão ajudar no processo de organização e implementação de melhorias para o alcance de resultados mais expressivos.
1- Implementação da gestão de processos
Também conhecida como Business Process Management – BPM, a gestão de processos de negócio nada mais é do que uma forma sistematizada de identificar os pontos de melhoria, desenhar a maneira como estes serão organizados, executar este planejamento e consequentemente acompanhar, monitorar, medir e controlar os processos de negócios de uma empresa, para que assim seja possível atender às expectativas dos clientes, entregando cada vez mais melhores resultados e alcançando constantemente os objetivos de crescimento da organização.
Falar sobre organização sem falar de gestão de processos é quase impossível, por isso, a minha primeira e principal dica é: entenda o que é, e como funcionam os processos de sua empresa, para que esta esteja sempre organizada e consequentemente entregue resultados extraordinários aos clientes, que não esperam nada além disso.
Através da gestão de processos é possível ter o controle das atividades da empresa, promovendo sempre a interação entre equipes, colaboradores e departamentos.
É por meio também desse modelo de gestão que se torna possível produzir mais e com uma assertividade maior.
A gestão de processos é uma estratégia tradicional de gerir uma empresa, contudo, é também uma estratégia que contrapõe a gerência por departamentos, seções e setores, por isso, é fundamental estudar e colher mais e mais informações sobre esse modelo de gestão, que promete unir gestão de negócios com tecnologia da informação para que os processos internos e externos de uma empresa gerem sempre resultados significativos.
2 - Controle os gastos para manter a sua empresa organizada
Algumas vezes a bagunça de uma empresa pode estar no departamento financeiro, ou seja, no fato de estar gastando mais do que recebe.
Nesse caso, é fundamental fazer um levantamento, para se ter uma noção maior sobre os maiores custos que a organização está tendo, para que assim seja possível compreender o que é essencial e o que pode ser cortado, uma vez que a permanência dos negócios no mercado dependem destes cortes no orçamento.
Muitas empresas encontram programas e plataformas que são capazes de ajudá-las no departamento financeiro, que é o que chamamos de gestor online.
Seu trabalho é monitorar custos de todas os processos e tarefas realizadas dentro da empresa, monitorar o tempo que é gasto em cada uma das atividades executadas, o valor que entra na empresa e os valores que saem, entre muitos outros custos que impactam diretamente na organização de um negócio.
Fazer isso permite também que o gestor, empresário ou empreendedor saibam qual a rentabilidade que cada cliente traz para os negócios.
Sabendo dessas e de outras informações, se torna ainda mais fácil descobrir se a empresa está bem ou se ajustes financeiros precisam ser realizados com urgência, tornando fácil também a manutenção do controle custos, despesas e receitas da organização.
3 - Uma boa comunicação pode ser o que falta
A falta de comunicação entre gestores, líderes e equipe pode ser um dos verdadeiros motivos pelo qual uma empresa se encontra desorganizada.
O caos pode aparecer com um simples comentário feito por algum colaborador, ou até mesmo por conta de um e-mail mal interpretado.
Por isso, vale a pena conversar e ser aberto com todos, caso contrário, conflitos podem surgir em questão de dias, e, se nenhuma atitude for tomada, o desafio para conter toda essa situação pode ser ainda maior.
E se o ponto for diálogo e comunicação ao passar uma tarefa para os colaboradores, existem diversas plataformas de gerenciamento e acompanhamento de tarefas que também podem facilitar esse processo e até mesmo trazer melhorias para o dia a dia da equipe, bem como para a produtividade da mesma.
Plataformas como estas permitem a comunicação entre as pessoas de uma equipe, mas também facilita a interação de líderes e gestores com seus colaboradores.
4 – SEJA, VOCÊ, O EXEMPLO DE ORGANIZAÇÃO
Uma empresa é feita de pessoas, e todas elas precisam manter a organização para que o negócio esteja, também, organizado. Para exigir dos colaboradores, é imprescindível que o próprio empreendedor seja o exemplo, afinal, de nada adianta cobrar dos funcionários, algo que você mesmo não faz.
A organização está em todas as etapas, desde as tarefas diárias, até os maiores compromissos como, por exemplo, importantes reuniões e negociações. É importante, também, manter uma organização intacta na hora de delegar processos, se comunicar com os funcionários e passar tarefas, definindo prazos.
Entretanto, como manter uma boa organização pessoal? Siga à risca todas as dicas a seguir antes de exigir que a empresa, como um todo, cumpra estes processos.
5 – INCENTIVE A ORGANIZAÇÃO DO TIME
Como dito anteriormente, todos os colaboradores da empresa precisam estar alinhados e organizados para que o negócio flua de uma maneira positiva. Portanto, por que não procurar maneiras de incentivar essa organização dentro da companhia?
Uma dica é avaliar os funcionários, individualmente, pela utilização dos processos de organização, analisando se estão seguindo corretamente e levando a sério as solicitações dos superiores.
Com essa avaliação, você pode, até mesmo, oferecer uma bonificação para aqueles que tenham uma melhor organização. Vale ressaltar, aqui, que um bônus não é somente um valor em dinheiro, certo? Essa bonificação pode ser feita de diversas maneiras como, por exemplo, um dia de folga ou, até mesmo, um brinde da empresa.
Esse reconhecimento, com certeza, ajudará, e muito, na transformação da companhia para um ambiente muito mais organizado, pois os funcionários irão se empenhar muito mais para manter processos organizados.
6 – MANTENHA SEUS ARQUIVOS ORGANIZADOS
Aqui, nossa primeira dica é: elimine o papel! O seu escritório ficará mais limpo e, consequentemente, mais organizado, além de você ajudar muito na sustentabilidade do planeta.
Existem inúmeras maneiras de armazenar todos os arquivos, documentos e contratos referentes à sua empresa, no computador. Ao salvar os arquivos na nuvem, além de você poder acessar de diferentes computadores, você não ocupará espaço físico dentro da empresa, ganhando mais espaço e ainda mantendo o ambiente mais organizado.
Outra dica, na questão dos arquivos, é prezar pela organização também no espaço virtual. É imprescindível nomear pastas e arquivos de jeitos fáceis, e que você se lembre depois, de maneira que todos os colaboradores consigam entender e encontrar o que precisarem, quando for necessário.
Falando em tecnologia, nossa terceira dica inclui utilizar softwares de processos, que separe as funções de cada colaborador, as tarefas de cada um deles e a situação de todos os processos que estão sendo realizados dentro da companhia, mostrando em que etapa cada um deles está.
Além de manter uma boa organização, armazenar arquivos na nuvem também ajuda na proteção dos dados de clientes e fornecedores, o que é algo de extrema importância.
7 – SEJA ORGANIZADO, PAREÇA ORGANIZADO
Você já passou por alguma situação de tentar comprar algo, ou contratar algum serviço ou, até mesmo, entrar em contato com o suporte de um serviço já contratado e, durante esse processo, percebeu que a empresa em questão era extremamente desorganizada? Qual foi a sensação ao passar por isso?
Tenho certeza que todas as pessoas que percebem a desorganização de uma empresa, mudam totalmente sua percepção sobre os serviços oferecidos por ela, pois a organização é um dos pilares fundamentais para a realização de um bom atendimento ao cliente.
Nossa quarta dica é que, além de você ter uma empresa organizada, os clientes precisam perceber essa organização e, aqui entra mais uma vez, a importância de toda a equipe estar alinhada com as novas práticas da instituição.
8 – AUTOMATIZE A GESTÃO DA SUA EMPRESA
Agora que você pegou algumas dicas para melhorar todo a organização da sua Empresa de Modo Geral a dica agora é implementar um Sistema de Gestão Empresarial para facilitar ainda mais todos os processos.
O sistema de gestão da HERA Sistemas te oferece uma série de benefícios que vão mudar totalmente a sua maneira de gerenciar o seu negócio de varejo.
Veja, a seguir, algumas das vantagens que você vai ter ao contratar um bom sistema de gestão.
MELHORA NO CONTROLE DE INFORMAÇÕES
Ao implemetnar um Software de Gestão Comercial na sua Loja é possível com alguns cliques ter em mãos as principais informações de vendas, estoque, financeiroe muitas outras na sua tela.
Com isso você consegue ter apoio de informações em tempo real para tomar decisões na hora.
Gosto de dar um exeplo prático: imagine que você detectou que na sua loja há um volume de vendas entre 11 horas da manhã até 14 horas da tarde.
Com esses dados você consegue reorganizar sua equipe para ficarem mais atendas neste momento.
UMA MELHOR ALOCAÇÃO DE RECURSOS
Quando todo o processo de entrada de mercadoria e saída de mercadoria da sua loja está totalmente automatizado você consegue economizar muito dinheiro com produtos que saem muito pouco e focar esforço em produtos que saem muito mais, por exemplo.
DIMINUI SIGNIFICATIVAMENTE A CHANCE DE FALHAS OPERACIONAIS
Abrir mão de um Sistema de Gestão comercial e trabalhar somente com pessoas faz com que muitos erros possam acontecer no percurso de todos os processos realizados pela empresa como, por exemplo, um erro de digitação ou um mal entendido entre fornecedores.
Agora, se tudo estiver integrado com um sistema de gestão, determinada ferramenta de controle logístico, financeiro, ou outro, e for automatizado, essas falhas serão extremamente reduzidas e você ainda conseguirá alocar o funcionário para fazer outro trabalho tão importante quanto.
DIMINUI OS GASTOS COM TREINAMENTO
Um Software de Gestão como o Gestão Fácil, por exemplo é bastante claro e intuitivo. Ou seja, você consegue compreender a ferramenta rapidamente economizando tempo com treinamentos desnecessários.
O Gestão Fácil é desenvolvido para solucionar a real necessidade dos nossos clientes, oferecendo assim ferramentas essenciais para utilização do dia a dia em sua gestão.
Não há excesso de funcionalidades, é tudo simplificado e fácil de aplicar na Empresa.
PADRONIZAÇÃO DE PROCESSOS
Esse benefício faz com que todos os processos tenham um padrão, um roteiro preestabelecido, que deve ser seguido em qualquer situação.
Como por exemplo cadastro de produtos, análise de validade do mesmo, vendas, contas a pagar, incorporação de promoções e muito mais...
Ele, também, oferece liberdade para que os gestores realizem ajustes nestes processos conforme as mudanças/necessidades da do mercado.