Acho que alguém assiste à TV para desligar seu cérebro. E trabalha no computador quando quer ligá-lo.”
Steve Jobs
Inevitavelmente, a tecnologia vem ganhando cada vez mais espaço no meio empresarial.
Partindo dessa afirmação, independentemente do tamanho da empresa, adotar softwares de gestão é uma importante iniciativa para quem deseja economizar tempo, ter informações precisas, assertivas e com agilidade.
É importante ver a iniciativa como um investimento no negócio, que trará benefícios a todas as áreas da empresa, promovendo um melhor controle e análise de dados, o que contribuirá para a tomada de decisões importantes.
Mas, o que é um software de gestão?
Basicamente, um programa ou software de gestão é um programa de computador que ajuda os gestores e funcionários a cuidarem das atividades administrativas de uma empresa.
É um programa inteligente que tem como objetivo facilitar e integrar essas atividades, automatizando o máximo de processos sempre que for possível.
Agora confira algumas das suas principais vantagens:
Segurança de Dados
Nenhum negócio, independente do segmento de atuação mercadológica, pode correr o risco de perder seus dados.
Dados são informações a respeito de tudo que ocorre dentro da empresa desde um simples cadastro do cliente à informações contábeis diárias da empresa.
Dados sempre foram importante para a sobrevivência da empresa no cenário mercadológico justamente por fornecer informações valiosas.
No Livro Transformação Digital de David Rogers:
“Para muitos titãs do mundo dos negócios de hoje, parece claro que os dados que captam referentes a seus clientes são um de seus mais valiosos ativos.”
- Dados são importantíssimos para qualquer negócio!
O software de gestão permite que todas as informações da rotina da empresa fiquem armazenadas em um único lugar e com total segurança.
O software de gestão cria backups para as informações inseridas, garantindo que, em caso de dano aos equipamentos da empresa, as cópias dos dados permaneçam intactas.
Ou seja, as informações serão sempre atualizadas e resguardadas pelo backups de rotina que protegem seus dados de problemas tecnológicos e possíveis acidentes.
Assim, um software de gestão traz muita tranquilidade para os gestores e principalmente para os donos do negócio.
Aumento da Produtividade
A ideia é manter a produtividade e aumentar a mesma sem que seja preciso gastar mais dinheiro com profissionais.
- Menos custos e mais produtividade.
No livro Fábrica de Software de Fernando Guilherme, Rogério Valle:
"No item referente à melhoria da produtividade proporcionada pelo uso de produtos de software, para 92% dos usuários gerentes e 78% dos usuários operacionais, a utilização de sistemas informatizados melhora a produtividade no trabalho."
A melhor forma de aumentar a produtividade é dando aos seus funcionários ferramentas eficiente e modernas que potencializam a rotina de trabalho.
O software de gestão facilita rotinas repetitivas da empresa dando mais agilidade ao atendimento e mais satisfação aos clientes.
Simplificação dos Processos de Gestão
A implantação de um software de gestão melhora infinitamente o fluxo de trabalho, além da centralização de operações.
Isso acontece graças à unificação do banco de dados e à automação de processos administrativos.
Com cadastros e pagamentos sendo feitos de maneira automática a parte do processo gerencial é extremamente adiantada.
Pois a reunião de dados em um único local possibilita ganha de tempo facilitando, ainda, comparações e análises importantes para tomadas de decisões.
Emissão de Relatórios Gerenciais
Os relatórios são importantíssimos para embasar a tomada de decisões dentro de uma companhia.
No entanto, compilar esses dados manualmente ou com as ferramentas convencionais (planilhas, por exemplo) é extremamente trabalhoso.
E ainda por cima, consome horas dos funcionários e amplia os riscos com erros.
Além disso, os dados nunca correspondem ao que está acontecendo em tempo real e a possibilidade dos relatórios conterem erros é muito grande.
Por isso, muitos gestores simplesmente desistem deles e acabam baseando suas decisões apenas no feeling.
Um software de gestão garante a solução para esse problema.
Com poucos cliques, o usuário do sistema pode selecionar as informações que ele deseja.
E ainda emitir um relatório preciso e atualizado, no momento em que precisar.
Precisão nas informações
Quando os controles de informação são feitos de modo manual, o risco de erros é muito maior.
Um software confere mais confiança a estes processos, uma vez que, tendo inserido os dados, o próprio sistema faz os cálculos e apresenta relatórios com as informações necessárias à tomada de decisões por parte dos gestores.
Integração das informações
Além de fornecer informações corretas e precisas, o sistema de gerenciamento permite que todos os dados sejam lançados apenas uma vez, possibilitando que diferentes áreas da empresa compartilhem as mesmas informações, sem a necessidade de ter que alimentar os setores individualmente. Essa prática evita retrabalhos desnecessários.
Softwares de gestão atuam na centralização de dados, reduzindo o tempo para realização de consultas a documentos eletrônicos, pois permitem que todas as informações pertinentes à empresa sejam inseridas detalhadamente de uma maneira descomplicada e ágil.
Isso acontece porque a utilização desse tipo de programa elimina a necessidade de gastar tempo com a preparação, formatação e lançamento individual de cada arquivo. Com os modelos previamente editados, essa tarefa fica eliminada da rotina diária de trabalho.
Outra vantagem da integração de informações que os softwares de gestão proporcionam é a identificação de dados duplicados.
Quando um colaborador inserir arquivos já adicionados anteriormente, o sistema acusa essa duplicidade, evitando desperdício de tempo.
Tomada de decisão rápida e assertiva
De posse dos dados emitidos pelo sistema, que são precisos, seguros, confiáveis e integrados, o gestor adquire uma grande facilidade na tomada de decisões em relação a fornecedores, investimentos e expansão.
O software controla e gera os relatórios que permitem analisar um determinado cenário de forma precisa, rápida e assertiva.
Conformidade com a Legislação Vigente
Um dos principais benefícios de um software de gestão é a sua adequação à legislação vigente no país. As ferramentas de gestão procuram atender à disciplina legal específica. E também à normatização de cada segmento de atuação.
Desta forma, auxilia as empresas na sua relação com o Fisco e suas obrigações tributárias.
Devido à crescente exigência do governo, cada vez mais as empresas estão abandonando os sistemas caseiros, os seus pequenos modelos de controle ou as tradicionais planilhas. Logo, ao substituí-los por um sistema ERP, elas conseguem acompanhar as demandas legais.
Redução de custos
Apesar dos softwares de gestão serem um investimento que acarretará o pagamento de mensalidades, ao implantá-los o gestor poderá notar uma considerável redução em outros custos da empresa.
É possível reduzir o número de funcionários do setor administrativo, diminuir gastos com impressões ou locomoção — no caso de empresas que precisam enviar dados a outras localidades; como dados contábeis por exemplo — entre outras medidas.
Monitoramento e intervenções à distância
Aqui está outra razão fundamental para o emprego de softwares de gestão: por ser online, o acesso ao sistema pode ser realizado de qualquer lugar a qualquer momento.
Isso vale tanto para os funcionários quanto para o empreendedor, que é capaz de gerenciar seu negócio, não importa onde ele esteja.
Mesmo sem o computador, muitos softwares de gestão possuem adaptações para outros dispositivos móveis, como tablets e smartphones.
Existem até mesmo opções que contam com aplicativos próprios para facilitar ainda mais o acesso remoto.
Ficou claro a importância do uso do Software de Gestão, principalmente no cenário atual onde a concorrência é enorme e a falta de gestão é um dos principais fatores para empresas no Brasil falirem?
Entregue todas as vantagens de um software de gestão aos seus clientes sendo um Parceiro HERA.
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