Vamos tratar sobre 5 dicas para otimizar cadastros de produtos, pois facilita a gestão interna e gera informações para mapeamento estratégico de vendas e Cross Merchandising da sua loja. Informações importante para qualquer varejo.
Através do cadastro de produtos é possível obter informações que serão utilizadas por várias operações do varejista.
Passando do controle de estoque, pelo processo de venda de uma mercadoria e chegando até a parte fiscal, onde o cadastro do produto impacta diretamente na distribuição das mercadorias.
Antes de mais nada é importante entender que um excelente cadastro de produtos diminui as chances de erros futuros.
Por exemplo: cadastrar informações fiscais de um produto de incorretamente faz com que o custo calculado do produto seja incoerente.
Errar neste momento definitivamente afeta diretamente a lucratividade da loja. Pode esta ocorrendo vendas de um produto sem saber que há um prejuízo constante.
Além do mais o cadastro do produto também é importante na gestão de compras e vendas da loja, pois, pois a partir dele, é possível conseguir informações para otimizar a parte gerencial.
Exemplificando:
Qual a margem de contribuição do setor de bebidas?
Quais produtos são os que mais vendem no aos fins de semana?
Fazer um bom cadastro de produtos fornece essas informações para realização de controle, administrando toda a mercadoria e uso interno.
Neste texto vamos tratar de 5 dicas para otimizar cadastro de produtos:
1 - Definir um funcionário responsável para realizar o cadastro e/ou supervisionar os cadastros de produtos;
2 - Utilizar código de barras para agilizar o cadastro de produtos;
3 - Separar os produtos por categoria;
4 - Padronizar a descrição dos diferentes produtos;
5 - Tenha sempre um Software de Gestão Comercial.
1 - Defina um funcionário responsável para cadastro de produtos
Parece uma dica óbvia, porém é fundamental determinar uma pessoa para ficar responsável por esse importante processo na loja.
Normalmente várias pessoas podem fazer o cadastro, porém é aconselhável que você escolha apenas um revisor.
Ele deve acompanhar o processo de perto e sempre revisar esse cadastro, conferindo se de fato foi realizado de forma correta para não sair do padrão estabelecido.
Essa pessoa precisa ter total conhecimento de todas as etapas, para conseguir orientar e conduzir o processo da melhor forma possível.
Principalmente da área fiscal, pois influencia diretamente na lucratividade do produto. E também para o envio das obrigações fiscais corretamente.
Este responsável precisa ter acesso a um bom software de gestão. Esse fato irá potencializar e simplificar todo esse processo.
2 - Utilize o Código de Barras
Eu diria que este é um passo extremamente importante no processo de cadastro de produtos, então não pode faltar de forma alguma e por isso continue lendo atentamente.
Primeiro: Código de barras é um método eficiente para gerenciar seu estoque e manter um cadastro eficiente de produtos.
O código de barras tem como finalidade atribuir uma identificação específica a determinado produto, uma numeração em sequência, a determinado produto, documento, localização, ativo fixo ou retornável etc.
Estes dados sobre o produto são facilmente capturados por meio dos dispositivos de leitura óptica ou de radiofrequência.
Além do mais a utilização de código de barras automatiza processos de identificação interna que deixa o processo como um todo mais ágil e eficiente.
O código de barras equivale ao RG do produto, isso o torna único e totalmente exclusivo. Existem diferentes tipos de código de barras e cabe ao gestor optar pelos que sejam mais adequados ao seu cenário (EAN-13, EAN-12, EAN-8, DUn-14, DATABAR, DATAMATRIX, QR-CODE, ITF-14).
Cadastrar produtos com auxílio de Código de Barras oferece muitos benefícios, confira:
Mais agilidade nos processos
O Código de Barras pode ser lido numa velocidade muito rápida dando se comparado a digitação.
Redução de tempo em diferentes situações na entrada de informações no sistema da empresa: cadastros, vendas, inventário…
Mais Precisão
O Código de Barros fornecem mais exatidão no controle dos produtos. A chance de que exista algum erro em um código são infinitamente menores que as probabilidades observando o processo manual.
Facilidade e Praticidade
Para a utilização de um dispositivo de leitura de código de barras não é necessário nenhum treinamento ou habilidade especial.
A atualização dos dados sobre qualquer produto acontece em tempo real, sendo necessário alterar apenas as informações no cadastro dos produtos.
Segurança
Com o código de barras, é muito mais seguro o processo de captura e identificação das informações de barras.
É muito mais seguro o processo de captura e identificação das informações sobre o produto, por erros relativos à digitação manual são definitivamente eliminados.
E também, o mecanismo de confirmação por trás de um código de barras é bastante seguro, envolvendo cálculos específicos que são realizados com precisão e agilidade pelos dispositivos corretos.
3 - Separar os Produtos por Categoria
Outra forma de otimizar o cadastro de produtos de sua empresa é fazendo a separação dos itens por categorias.
Escolha a separação mais adequada, considerando, inclusive, a possibilidade de subcategorias: setor, grupo, famílias etc.
O nome que será dado a cada uma delas não é muito importante, mas sim compreender o conceito que você adotou, realizando uma classificação desde os grupos mais sintéticos até os mais analíticos.
Observação: a separação por categoria não se relaciona com a marca do produto, mas é definida conforme a natureza e as características dele.
4 - Padronize a descrição dos diferentes produtos
Conforme já observamos, uma das vantagens em usar o código de barras é que ele cria um padrão de controle. A padronização do produto contribui bastante para agilizar e facilitar os processos internos.
Logo, você poderá realizar a tarefa em questão definindo padrões para a descrição dos diferentes itens presentes em seu estoque. Um exemplo é quando o gestor, para descrever “refrigerante”, utiliza a sigla refri.
Ou seja, ele nunca usará a palavra completa, mas apenas uma sigla escolhida.
É importante, ainda, padronizar o que vem após a sigla, complementando a descrição do item, como a marca do refrigerante, o sabor, o volume.
Exemplo:
Refri. Marca X, Uva, 1l;
Refri. Marca y, Laranja, 1,5l
5 - Sempre tenha um bom Software de Gestão Comercial (preferencialmente pago e com suporte).
Não é nem cabível pensar no velho caderno de anotações. Em plena era digital você precisa contar com ferramentas de software que automatiza todo esse processo denso e que faz o lojista perder muito tempo em gestão.
Ter um software de gestão de qualidade para o seu negócio é deveria ser a primeira dica.
E ai, curtiu as dicas, compartilhe com seus clientes. Ajude-os a ter mais domínio do seu negócio.
Afinal, o sucesso deles é de todos nós.
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